Guía completa de gestión de la documentación jurídica y empresarial 2020
El módulo de formación 0647 enfocado en la Gestión de la documentación jurídica y empresarial, incluye en su programa las siguientes unidades de competencia reconocidas en el Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales:
Introducción a la gestión de la documentación jurídica y empresarial
La documentación jurídica y empresarial es un aspecto fundamental en el funcionamiento de cualquier empresa o institución. Se refiere a los documentos y registros que se utilizan en el ámbito legal y empresarial para realizar actividades como contratos, informes, escrituras, entre otros.
Es importante destacar que una buena gestión de la documentación puede ser determinante en el éxito de una empresa. Tener un control adecuado de todos los documentos y registros puede evitar problemas legales y mejorar la eficiencia en el trabajo.
La gestión de la documentación jurídica se refiere al conjunto de procesos y acciones que se realizan para organizar, almacenar y controlar los documentos legales de una empresa o institución. Esto incluye desde la creación de los documentos hasta su archivo o eliminación.
Por su parte, la gestión de la documentación empresarial se encarga de la organización y control de los documentos relacionados con la administración y operaciones de una empresa. Esto incluye documentos como contratos laborales, informes financieros, facturas, entre otros.
Existen diferentes herramientas y técnicas que pueden utilizarse para mejorar la gestión de la documentación. Por ejemplo, la digitalización de documentos permite un acceso más rápido y eficiente a la información, además de reducir el uso del papel y promover un enfoque más sostenible.
La implementación de buenas prácticas y el uso de herramientas tecnológicas pueden ser de gran ayuda para mejorar la eficiencia en el manejo de la documentación y evitar posibles problemas legales o administrativos.
Conceptos y normativas clave en la gestión documental
La gestión documental es un proceso fundamental en cualquier organización que implica la organización, el almacenamiento y la preservación de documentos de manera eficaz y eficiente. Documentos son cualquier tipo de información registrada en un soporte físico o digital, como por ejemplo, cartas, facturas, informes, fotografías, correos electrónicos, entre otros.¿Por qué es importante la gestión documental?
La gestión documental es esencial para garantizar la organización y el acceso rápido a la información, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones de manera más eficiente y rápida.
También es crucial para cumplir con las normativas y leyes relacionadas con la protección de datos y la privacidad, ya que la gestión documental adecuada asegura la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
Normativas clave en la gestión documental
La Ley de Protección de Datos Personales y el Reglamento General de Protección de Datos en la Unión Europea son ejemplos de normativas que establecen las pautas para la gestión adecuada de información sensible.En el ámbito empresarial, está la norma ISO 15489, que establece los requisitos para la gestión de documentos y registros, y la norma ISO 27001, que es una norma internacional para la gestión de seguridad de la información.
Es un proceso que requiere atención y dedicación constante para garantizar el éxito y la eficiencia de una organización.
Organización y estructura de la documentación jurídica y empresarial
La correcta organización y estructura de la documentación jurídica y empresarial es esencial para el correcto funcionamiento de cualquier empresa o entidad. Sin una adecuada gestión documental, es fácil que se produzcan errores, pérdida de información o incluso problemas legales.
En este sentido, es importante destacar que la documentación jurídica y empresarial no solo incluye documentos de carácter legal, como contratos, escrituras o actas, sino también toda la documentación relativa a la gestión y administración de la empresa, como informes, facturas, presupuestos, entre otros.
Una correcta organización de la documentación implica tener un sistema de clasificación claro y eficiente, que permita localizar y acceder a la información de manera rápida y sencilla. En este sentido, es recomendable utilizar un sistema de codificación numérica o alfabética que permita identificar cada documento de manera única.
Es importante también establecer un sistema de archivo adecuado y actualizarlo de manera regular. Esto incluye la eliminación periódica de documentos obsoletos o innecesarios, así como la creación de copias de seguridad para preservar la información.
Por otro lado, la estructura de la documentación debe ser coherente y seguir un orden lógico. Es recomendable establecer una jerarquía en la que los documentos más importantes estén en primer lugar y los menos relevantes en los últimos. Además, es importante utilizar un formato uniforme en todos los documentos para facilitar su comprensión y evitar confusiones.
Es fundamental también que la documentación empresarial y jurídica esté al día y sea precisa. Los errores o información desactualizada pueden ser perjudiciales para la toma de decisiones y generar conflictos legales.
Se debe prestar especial atención a su clasificación, archivo, jerarquización y precisión para asegurar una gestión eficiente y evitar posibles problemas futuros.
Herramientas tecnológicas para la gestión documental
En la actualidad, la gestión documental se ha vuelto una tarea esencial en cualquier empresa o institución. La gran cantidad de documentos que se manejan a diario requiere de herramientas tecnológicas eficientes que faciliten su organización y acceso. En este artículo, hablaremos sobre algunas de las herramientas más utilizadas y su importancia en el proceso de gestión documental.
La digitalización: una de las primeras herramientas que se utilizan en la gestión documental es la digitalización de los documentos físicos. Esta técnica permite convertir los documentos en formato digital, lo que facilita su almacenamiento y acceso desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Además, al estar digitalizados, los documentos no corren el riesgo de perderse o dañarse, como podría pasar en el caso de los documentos físicos.
Software de gestión documental: otra herramienta fundamental es el uso de un software específico para la gestión de documentos. Estos programas permiten almacenar, organizar y categorizar los documentos de forma eficiente. También suelen incluir funciones de búsqueda avanzada que facilitan el acceso a la información requerida.
Almacenamiento en la nube: esta tecnología ha revolucionado la forma en que se gestionan los documentos. Almacenar los documentos en la nube permite un acceso rápido y seguro desde cualquier lugar y dispositivo. Además, se eliminan las limitaciones de espacio físico y se evita el desorden que podría ocurrir con el almacenamiento en papel.
Integración de herramientas: muchas empresas optan por la integración de diferentes herramientas para una gestión documental más eficiente. Por ejemplo, la combinación de la digitalización y el software de gestión documental puede ser muy efectiva. Además, algunas herramientas permiten la integración con otras aplicaciones y plataformas, lo que facilita la automatización de procesos y aumenta la productividad.
La digitalización, el uso de software específico, el almacenamiento en la nube y la integración de herramientas pueden facilitar este proceso y llevar a una gestión documental más efectiva y organizada.
Procedimientos y técnicas de clasificación y archivo de documentos
En el mundo actual, la cantidad de documentos que se producen y manejan en las organizaciones es cada vez mayor. Por ello, es imprescindible contar con procedimientos y técnicas eficientes para clasificar y archivar estos documentos de manera adecuada, facilitando su búsqueda y uso posterior.
La clasificación de documentos es el proceso mediante el cual se agrupan los documentos relacionados entre sí, con el fin de facilitar su posterior localización y acceso. Existen diferentes técnicas para realizar esta clasificación, entre las más utilizadas encontramos:
Es importante tener en cuenta que no existe una técnica de clasificación definitiva, sino que cada organización debe analizar sus necesidades y elegir la que mejor se adapte a sus procesos y requerimientos.
Por otro lado, el archivado de documentos se refiere al proceso de guardar y mantener los documentos en un lugar físico o virtual de forma organizada y accesible. Algunas de las técnicas de archivo más utilizadas son:
El buen archivado de documentos no solo permite una gestión eficiente de los mismos, sino que también es fundamental para cumplir con las obligaciones legales y fiscales de una organización.
La elección de la técnica más adecuada dependerá de las necesidades y características de cada empresa, pero lo importante es garantizar su correcta aplicación y seguimiento para lograr una gestión documental eficiente y ordenada.
